En quoi consiste la nouvelle obligation ?
À partir de l’année de revenus 2022, toutes les rémunérations variables que l’employeur ou la société octroie à ses travailleurs ou à ses dirigeants à titre de remboursement des frais propres réels doivent également être justifiées par la mention du montant sur la fiche fiscale.
Les rémunérations variables visent les remboursements sur base de pièces justificatives.
Obligation de justification plus importante pour les remboursements de frais variables…
La loi du 27 juin 2021 apporte une modification à la réglementation existante.
Les indemnités variables octroyées aux membres du personnel à partir du 1er janvier 2022 en remboursement de frais propres à l’employeur doivent désormais être justifiées dans les fiches individuelles (281.10/281.20). La valeur réelle des indemnités variables doit donc être reprise dans ces fiches.
Le législateur souhaite ainsi lutter contre le double emploi des remboursements de frais propres à l’employeur et éviter la déduction injustifiée de frais professionnels par le bénéficiaire.
Cette nouvelle obligation induit plus de formalités administratives
L’obligation de fiche plus large engendre un grand nombre de formalités administratives. Une procédure concrète devra être mise en place afin de s’assurer que les informations relatives aux frais remboursés par le département financier soient également communiquées au responsable du système de paie (Payroll).
Risques?
La nouvelle obligation de reporting est, certes, synonyme de formalités administratives conséquentes, mais les employeurs qui ne se conforment pas à la réglementation conservent malgré tout leur droit de déduire les indemnités octroyées à leur personnel. Une éventuelle non-conformité ne donnera pas lieu à une cotisation sur commissions secrètes.
Le fisc peut toutefois imposer une amende administrative en cas de pratiques frauduleuses.
Attention aux contrôles !
L’exposé des motifs de la loi du 27 juin 2021 mentionnait déjà que l’obligation de fiche plus large contribuerait au contrôle relatif à un éventuel double emploi des indemnités forfaitaires et des remboursements sur base de pièces justificatives.
Pour éviter des discussions avec le fisc, nous vous conseillons de demander un ruling fiscal auprès du Service des Décisions anticipées dans le cas où vous remboursez des frais de manière forfaitaire.
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