Terugbetaling van het openbaar vervoer

Als u voor uw werk gebruik moet maken van het openbaar vervoer, moet uw werkgever u vergoeden op basis van de officiële tarieven of betalingsbewijzen. Vraag dus altijd om een factuur wanneer u een trein-, bus- of metrokaartje koopt en toon deze aan uw werkgever. Als u vaak reist, kan uw baas een abonnement betalen waarmee u vrij kunt reizen op de in uw abonnement vermelde trajecten (zowel privé als zakelijk).

Vergoeding van dienstreizen per auto 

Als u zich met uw eigen auto (auto, motor, scooter of fiets) moet verplaatsen om cliënten te bezoeken of veldwerk te verrichten, kunt u recht hebben op een kilometervergoeding. Dit betekent dat de werkgever verplicht is u de kosten te vergoeden die u maakt om uw reis te financieren, met inbegrip van benzine en slijtage. Het bedrag van de reiskostenvergoeding wordt jaarlijks herzien en kan worden geraadpleegd in het Belgisch Staatsblad. U kunt uw onkostenrekening presenteren aan uw leidinggevende. U moet weten dat de bedragen die u terugkrijgt ter compensatie van uw werkgerelateerde reizen niet belastbaar zijn en niet in aanmerking worden genomen voor de berekening van uw sociale bijdragen als u kiest voor de vaste onkostenvergoeding (geen inhoudingen of sociale bijdragen).

2. Reiskosten van en naar het werk 

U moet weten dat reiskosten niet alleen reizen omvatten die u maakt voor vergaderingen, afspraken met klanten en andere werkgerelateerde reizen. Het dagelijkse traject tussen uw woning en uw werkplek kan ook in aanmerking komen voor kilometervergoeding en belastingaftrek.   

• Er zij op gewezen dat indien de werknemer met het openbaar vervoer (tram, bus, metro, enz.) naar het werk reist en zijn of haar werk meer dan 5 km van huis ligt, de werkgever verplicht is de reiskosten voor het woon-werkverkeer geheel of gedeeltelijk te vergoeden. 
• Anderzijds bestaat er geen verplichting om de kosten van de reis van en naar het werk te vergoeden indien de werknemer zijn eigen voertuig gebruikt om zich naar de werkplek te begeven, tenzij dit in de collectieve arbeidsovereenkomsten is vermeld. 

3. Belasting en aftrek van reiskosten

Kunnen persoonlijke reiskosten in het kader van woon-werkverkeer worden afgetrokken?

Het antwoord is ja, maar het hangt af van de formule die u kiest om uw zakelijke uitgaven af te trekken.  

• Of op basis van een vast bedrag aan kosten dat door de administratie wordt afgetrokken volgens uw belastbaar inkomen.
• Of op basis van uw werkelijke uitgaven. 

Welke formule moet u kiezen? 

• In het eerste geval omvat het forfaitaire bedrag alle beroepskosten. U hoeft dus niets aan te geven als u voor deze optie kiest. De vergoedingen die u van uw werkgever krijgt voor uw woon-werkverkeer en de kosten ter vergoeding van uw dienstreizen zijn geheel of gedeeltelijk vrijgesteld van belasting. Dit bedrag is niet belastbaar en kan niet in aanmerking worden genomen voor de berekening van uw sociale bijdragen. 
• In het geval van werkelijke uitgaven moet u vak 1258 van uw belastingaangifte invullen. Merk op dat volgens de werkelijke kostenformule de vergoeding van uw reiskosten voor thuiswerk wordt belast. In dat geval kunt u de kosten van uw woon-werkverkeer aftrekken op basis van 0,15 euro per afgelegde kilometer. De door de werkgever vergoede prijs voor reiskosten in verband met een zakelijke opdracht moet in mindering worden gebracht op de gedeclareerde reiskosten. Vermeld in uw verklaring:

1. in code 1254: het bedrag van de vergoeding die u van uw werkgever heeft ontvangen;
2. in code 1255: het bedrag van uw totale vrijstelling.

Als u ondersteuning nodig heeft om uw reiskosten te optimaliseren of om moeiteloos te profiteren van al deze voordelen, vraag dan hier een demo aan van de Komon oplossing.

neem contact met ons op om de mobiliteit van uw bedrijf te verbeteren