Remboursement des transports en commun

Si vous devez prendre les transports publics dans le cadre d’une mission pour votre travail, votre patron devra alors vous rembourser les frais engagés sur la base des tarifs officiels ou bien sur la présentation d’une preuve de paiement. Pensez donc bien à toujours demander une facture lorsque vous achetez un billet de train, de bus ou de métro et à la présenter à votre employeur. Dans le cadre de déplacements fréquents, votre chef pourra alors vous payer un abonnement qui vous permettra de voyager librement sur les lignes prévues dans votre titre de transport (pour le privé comme le professionnel).

Remboursement des déplacements professionnels en voiture 

Si vous devez vous déplacer en utilisant votre propre véhicule (cela peut être une voiture, une moto, un scooter, un vélo) pour aller voir des clients ou effectuer des missions sur le terrain, vous pouvez bénéficier de l’indemnité kilométrique. Cela veut dire que l’employeur est tenu de vous rembourser les frais engagés pour financer votre trajet et notamment les frais d’essence et d’usure. Le montant de l’indemnité de déplacement est révisé chaque année et est consultable au Moniteur Belge. Vous pouvez présenter votre note de frais à votre supérieur. Sachez que les sommes qui vous sont retournées pour compenser votre déplacement dans le cadre du travail, ne sont pas imposables et non prises en compte pour le calcul de vos cotisations sociales si vous choisissez le forfait de frais (pas de précompte ni cotisation ONSS).

2. Frais de déplacement domicile-lieux de travail 

Sachez que les frais de déplacement n’incluent pas uniquement des trajets que vous effectuez pour des réunions, des rendez-vous avec des clients et d’autres déplacements pour votre travail. Le trajet quotidien effectué entre votre lieu de vie et votre lieu d’exercice professionnel peut également faire l’objet d’indemnisation kilométrique et de déduction fiscale.   

• Il faut noter que si l’employé se rend à son lieu de travail en transport en commun (tramway, bus, métro…) et que son travail se trouve à une distance supérieure à 5 km de son domicile, l’employeur est obligé de rembourser entièrement ou en partie les frais de déplacement domicile-travail. 
• En revanche, il n’y a pas d’obligation de rembourser le trajet domicile-travail, si le travailleur utilise son propre véhicule pour se rendre sur le lieu de son exercice professionnel, si rien n’est mentionné dans les conventions collectives du travail. 

3. Taxation et déduction des frais de déplacement

Est-il possible de déduire ses frais de déplacement personnels dans le cadre du trajet domicile-travail ?

La réponse est oui, mais cela dépend de la formule pour laquelle vous optez pour la déduction de vos frais professionnels.  

• Soit sur la base d’un forfait de frais déduit par l’administration en fonction de vos revenus imposables.
• Soit sur la base de vos frais réels. 

Alors, quelle formule privilégier ? 

• Dans le premier cas, le forfait de frais inclut tous les frais professionnels. Il n’y a donc rien à déclarer si vous optez pour cette option. Les indemnités qui vous sont octroyées par votre employeur pour rembourser vos frais de déplacement domicile-lieu de travail et les frais qui remboursent vos déplacements professionnels sont exonérées fiscalement, en partie ou entièrement. Ce montant n’est pas imposable et ne peut être pris en compte pour le calcul de vos cotisations sociales. 
• Dans le cas des frais réels, vous devrez alors remplir le cadre 1258 de votre déclaration fiscale. Notez que dans le cadre de la formule sur la base de frais réels, le remboursement de vos frais de trajet domicile-lieu de travail sont taxés. Dans ce cas, vous pourrez déduire vos montants de parcours entre votre maison et votre travail sur la base de 0,15 € par kilomètre parcouru. Le prix remboursé par l’employeur pour les frais de parcours dans le cadre d’une mission professionnelle doit être déduit des frais de déplacements déclarés. Dans votre déclaration, mentionnez :

1. au code 1254 : le montant de l’indemnité reçue de votre employeur ;
2. au code 1255 : le montant de votre exonération totale.

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